Deze pagina beschrijft hoe Reddingsbrigade ʼs-Hertogenbosch omgaat met persoonsgegevens. Als vereniging verwerken wij alleen gegevens die nodig zijn om onze activiteiten goed te organiseren. Wij gaan hier zorgvuldig, praktisch en transparant mee om. Deze pagina geldt als privacyreglement in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is integraal opgenomen in ons Huishoudelijk Reglement.
Uitgangspunten
De vereniging verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en met inachtneming van de volgende uitgangspunten:
- Persoonsgegevens worden rechtmatig, zorgvuldig en transparant verwerkt;
- Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
- Niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk (dataminimalisatie);
- Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk;
- De vereniging draagt zorg voor passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;
- Iedereen die namens de vereniging persoonsgegevens verwerkt, handelt zorgvuldig en vertrouwelijk.
Verantwoordelijkheid en rollen
- Het bestuur is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG;
- De uitvoering van de verwerking van persoonsgegevens ligt in de praktijk bij de ledenadministratie en, waar relevant, bij commissies en werkgroepen;
- De werkgroep ICT ziet toe op de digitale veiligheid en technische maatregelen;
- Het bestuur kan een functionaris of aanspreekpunt gegevensbescherming aanwijzen;
- Personen die toegang hebben tot persoonsgegevens mogen deze uitsluitend gebruiken voor hun taak binnen de vereniging.
Doeleinden van verwerking
De vereniging verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het voeren van een correcte ledenadministratie;
- Het mogelijk maken van deelname aan activiteiten, trainingen en opleidingen;
- Het innen van contributies en andere financiële verplichtingen;
- Het informeren van leden, vrijwilligers en relaties over verenigingszaken;
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- Het waarborgen van veiligheid tijdens activiteiten;
- Het registreren van kwalificaties, bevoegdheden en inzetbaarheid van leden en vrijwilligers.
Grondslagen voor verwerking
Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één of meerdere van de volgende grondslagen:
- Uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst;
- Wettelijke verplichting;
- Gerechtvaardigd belang van de vereniging;
- Toestemming van de betrokkene, indien vereist.
- Indien verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kan deze te allen tijde worden ingetrokken door de betrokkene.
Soorten gegevens
De vereniging verwerkt onder andere de volgende gegevens van leden, vrijwilligers en relaties:
- Naam, adres, geboortedatum en geboorteplaats;
- Telefoonnummer en e-mailadres;
- Lidmaatschaps- en deelnamegegevens;
- Betalingsgegevens voor contributie;
- Opleidingen en kwalificaties;
- Beperkte aanvullende informatie indien nodig voor veiligheid en inzetbaarheid, bijvoorbeeld bij activiteiten;
- Foto’s en video’s voor communicatie;
- Bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) verwerken wij alleen als dit echt noodzakelijk is en met extra zorg.
Bewaartermijnen
- Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld;
- Gegevens van leden worden in beginsel bewaard gedurende het lidmaatschap en maximaal twee jaar na beëindiging;
- Financiële gegevens worden bewaard conform fiscale bewaarplichten (minimaal 7 jaar);
- Gegevens met betrekking tot veiligheid en aansprakelijkheid kunnen langer worden bewaard indien noodzakelijk.
Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben de volgende rechten:
- Recht op inzage in hun persoonsgegevens;
- Recht op rectificatie van onjuiste gegevens;
- Recht op verwijdering (‘recht op vergetelheid’), voor zover wettelijk toegestaan;
- Recht op beperking van de verwerking;
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens;
- Recht van bezwaar tegen verwerking;
- Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verzoeken kunnen worden ingediend bij het bestuur of via de ledenadministratie en worden binnen een redelijke termijn afgehandeld.
Verstrekking aan derden
- Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van verenigingsactiviteiten of op grond van een wettelijke verplichting;
- Persoonsgegevens worden in ieder geval, maar niet uitsluitend, gedeeld met:
- Gemeente ʼs-Hertogenbosch;
- Reddingsbrigade Nederland;
- Partijen die ons ondersteunen met administratie, communicatie en betalingen.
- Met verwerkers worden, indien vereist, verwerkersovereenkomsten gesloten;
- De vereniging verstrekt geen persoonsgegevens voor commerciële doeleinden;
Beveiliging van persoonsgegevens
De vereniging treft passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:
- Toegangsbeperkingen en autorisaties;
- Gebruik van beveiligde systemen;
- Periodieke controle en actualisatie van systemen;
- Bewustwording en instructie van vrijwilligers en functionarissen.
Datalekken
- Onder een datalek wordt verstaan iedere inbreuk op de beveiliging die leidt tot verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens;
- Datalekken worden zo spoedig mogelijk gemeld bij het bestuur;
- Het bestuur beoordeelt of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen noodzakelijk is;
- Datalekken worden geregistreerd en geëvalueerd om herhaling te voorkomen.
Foto- en videomateriaal
- De vereniging kan beeldmateriaal gebruiken voor promotie en verslaglegging;
- Hierbij wordt zorgvuldig omgegaan met herkenbaarheid van personen;
- Betrokkenen kunnen bezwaar maken tegen publicatie;
- Voor specifiek of gevoelig gebruik kan expliciete toestemming worden gevraagd.
Verantwoord omgaan met gegevens
Iedereen binnen de vereniging die toegang heeft tot persoonsgegevens:
- Gaat hier vertrouwelijk mee om;
- Gebruikt gegevens uitsluitend voor verenigingsdoeleinden;
- Deelt geen gegevens met onbevoegden;
- Meldt incidenten of twijfelgevallen direct bij het bestuur.